Buyer Workflow - Invoice Module For Planners – Customer Experience

Aperçu

Le module Factures vous permet de suivre les factures des fournisseurs. Vous pouvez également lier plusieurs commandes à un seul achat dans la même facture.

1. Comment accéder au module Factures

Cliquez sur Factures dans la barre de navigation supérieure. La liste des factures apparaît vide et les critères de filtrage affichent la dernière recherche effectuée.

Cliquez sur l'étoile située à côté de Factures pour le régler par défaut.

La liste des factures s'affiche avec des informations telles que le numéro de la facture, la date, l'état, le fournisseur, les commentaires, etc.

2. Comment trouver des factures

Cliquez sur le module Factures.
Dans le panneau de gauche Rechercher des factures, saisissez la période sur laquelle vous souhaitez effectuer la recherche dans le champ Factures ajoutées depuis (champ obligatoire).
(Facultatif) Saisissez des critères de recherche, par exemple Client, Produit, Fournisseur, État, Mois de service, etc. pour filtrer davantage vos résultats. Vous pouvez également filtrer la liste en fonction des factures ajoutées via l'intégration à l'aide du filtre Afficher uniquement les factures intégrées.
Cliquez sur Rechercher.

Vous pouvez effectuer une recherche sur un plage de dates (Mois de service ou Factures ajoutées depuis), sur une période allant jusqu'à 3 mois sans aucun autre champ, ou sur une plage de dates allant jusqu'à 2 ans en spécifiant un Client, un Produit ou un Fournisseur.

Une fois que vous avez exécuté une recherche sur une plage de dates, la liste des factures s'affiche, ainsi que l'état de chaque facture, comme suit :
- Incomplet : certaines valeurs manquent à la facture (par exemple, le MDS/la commande) et ne peuvent pas être rapprochées tant qu'elles n'ont pas été ajoutées. Cliquez sur la liste déroulante des champs manquants à droite de la balise d'état Incomplet. Les quatre raisons possibles d'un état Incomplet sont les suivantes :
  - Aucune commande liée à la facture
  - Le montant total de la facture affectée à chaque commande doit correspondre au montant de la facture
  - Remise du fournisseur manquante
  - Champs obligatoires manquants
  Une fois que vous avez résolu le problème, vous pouvez faire passer votre facture à l'état En attente.
- En attente : la facture est en attente de rapprochement.
- Rapproché : la facture a été approuvée et envoyée aux Comptes créditeurs.
- Annulé : la facture présente des problèmes.
- Crédit en attente : un crédit ou un reçu de caisse est en attente de rapprochement.
- Ajustement en attente : un ajustement est en attente de rapprochement.
- Rejeté : l'équipe chargée du rapprochement a rejeté la facture.

Cliquez sur une facture dans la colonne Nº de facture pour afficher les informations qui y sont associées.

Pour afficher toutes les commandes liées à une facture, cliquez sur

pour développer les commandes ou cliquez sur les commandes dans la colonne Nº de commande.

Exporter une liste de factures et afficher une facture numérisée

Pour exporter la liste des factures, cliquez sur et une feuille de calcul Excel de la liste des factures sera téléchargée.
Pour consulter la facture numérisée, cliquez sur dans la colonne Numérisé de la liste des factures et un fichier PDF de la numérisation sera téléchargé.

3. Comment rapprocher une facture

Une fois qu'une facture est à l'état En attente, vous pouvez la rapprocher dans le module Factures.

Affichez la facture que vous souhaitez rapprocher et cliquez sur en haut à droite du formulaire de facture.

Si vous rapprochez plusieurs factures à la fois, sélectionnez les factures et cliquez sur

. Pour passer d'une facture sélectionnée à l'autre, cliquez sur PRÉCÉDENT ou SUIVANT en haut à droite.

En mode Rapprocher, pour chaque commande ou emplacement sur la facture, double-cliquez sur la colonne Approuvé de la ligne et saisissez le montant approuvé. Vous pouvez également sélectionner un montant source dans la colonne Approuvé. Pour cela, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez la source ou le montant.

La colonne Actualisé? indiquera si l'emplacement est actualisé dans sa campagne, ainsi que le pourcentage des emplacements de la commande qui sont actualisés.

Terminez la saisie des montants approuvés jusqu'à ce que leur somme se situe dans la tolérance acceptable (variance) de votre organisation, ce qui permet d'activer le bouton Paiement approuvé.

Les emplacements exclus ou supprimés apparaissent en caractères gris et barrés. Une icône

s'affiche à gauche de l'emplacement pour indiquer qu'il n'est plus disponible dans le plan média.

Pour éviter toute surfacturation accidentelle lorsque les planificateurs modifient le budget autorisé, une notification indique si le nouveau montant dépasse le coût prévu total pour l'ensemble des campagnes liées.

Cliquez sur le bouton Paiement approuvé.

Si le bouton Paiement approuvé est grisé, survolez les emplacements en erreur pour recevoir un message expliquant pourquoi vous ne pouvez pas les rapprocher.

Dans la boîte de dialogue Paiement approuvé qui s'affiche, saisissez au besoin des commentaires concernant le rapprochement et cliquez sur le bouton Soumettre.

L'état de la facture passe à Rapproché et la plateforme envoie une mise à jour au système financier pris en charge.

4. Comment rapprocher une facture contenant plusieurs commandes

Affichez le module Factures et accédez à la facture que vous souhaitez rapprocher. Toutes les commandes liées s'affichent au bas du formulaire.
Cliquez sur en haut à droite du formulaire de facture.
En mode Rapprocher, pour chaque commande ou emplacement sur la facture, double-cliquez sur la colonne Approuvé de la ligne et saisissez le montant approuvé. Vous pouvez également sélectionner un montant source dans la colonne Approuvé. Pour cela, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez la source ou le montant.

Veuillez noter que toutes les commandes appartenant à une même facture DOIVENT être approuvées en même temps.