1. Envoyer une commande

Manuellement

En tant que planificateur, vous devez envoyer une commande à un site pour confirmer les informations sur l'emplacement que vous achetez. Le site peut accepter ou refuser la commande.

1. Affichez la vue Commande pour une campagne.
2. Dans la vue Commande, cochez les cases correspondant aux commandes que vous souhaitez envoyer.

3. Cliquez sur Envoyer les commandes  pour afficher la page Envoyer les commandes.
   
4. Remplissez le champ Courriel.

5. Cliquez sur Afficher pour consulter les Conditions générales :
   • Si le système sélectionne automatiquement les conditions générales, vous pouvez modifier la sélection si nécessaire.
   • Si vous sélectionnez Inclure les conditions générales mutuellement convenues et acceptées, la commande indiquera que vous avez accepté les conditions générales.

6. Si des addendas ont été ajoutés dans le nouveau module Conditions générales (dans Administration), vous pouvez sélectionner les addendas, qui sont regroupés par position, dans le champ Addendas.
   Les addendas les plus pertinents pour chaque position sont affectés par défaut à la commande en fonction de la localisation, du client et de la hiérarchie de l'annonceur. Tous les autres addendas pertinents peuvent être ajoutés. Si vous envoyez une commande existante, tous les addendas précédemment inclus sont inclus par défaut.
7. Saisissez tout texte supplémentaire devant figurer sur la commande dans le champ Informations supplémentaires.
8. Saisissez la date d'expiration de la commande dans le champ Date d'échéance.

8. Saisissez le texte qui apparaîtra dans le courriel dans le champ Message du courriel.
9. Vous pouvez également ajouter l'adresse courriel de toute personne que vous souhaitez informer de cette commande dans le champ Envoyer notifications à  :
10. Pour prévisualiser la commande avant de l'envoyer, cliquez sur le bouton Aperçu. La commande apparaît au format PDF dans une nouvelle fenêtre avec Ébauche en filigrane. Fermez la fenêtre d'aperçu.
11. Cliquez sur le bouton Envoyer.

Si cette option est activée pour votre agence, la plateforme envoie automatiquement les commandes dans les états Non envoyé et Doit être renvoyé au fournisseur immédiatement après que votre campagne a été approuvée en interne. Les commandes modifiées nécessitant un renvoi sont automatiquement renvoyées à minuit (heure de l'Est). Les critères suivants doivent être remplis pour que l'envoi automatique ait lieu :

• Les informations par défaut de la commande sont remplies dans Détails de la commande;
• Si votre agence limite le coût prévu au budget, la campagne est dans les limites du montant budgété;
• Si votre agence exige des autorisations de la part du client, celles-ci sont acceptées.

Vous pouvez toujours envoyer manuellement des commandes pour des campagnes approuvées, même si cette fonctionnalité est activée.

2. États des commandes

Vous pouvez envoyer ou renvoyer à des sites des commandes ayant les états suivants dans la vue Commandes.

Accepté	Le fournisseur a approuvé la commande.
Accepté par l'agence	Vous ou une personne de votre organisation avez accepté la commande.
Approuvé	Si les approbations budgétaires au niveau de la commande sont activées pour votre flux de travail, le budget du fournisseur a été approuvé.
Expiré	Le fournisseur n'a pas répondu à la commande dans les délais impartis. La commande doit être renvoyée pour obtenir l'autorisation d'exécuter l'emplacement.
Incomplet	Il manque des informations essentielles au devis de la commande. Vous ne pouvez pas envoyer de commandes ayant cet état.
Doit être approuvé	Si les approbations budgétaires au niveau de la commande sont activées pour votre flux de travail, le budget du fournisseur doit être approuvé avant que vous ne puissiez l'envoyer.
Doit être renvoyé	Les informations de la commande ont changé depuis son dernier envoi. Vous devez la renvoyer au fournisseur.
Ouvert	Le fournisseur a ouvert la commande en ligne.
Rejeté	Le fournisseur a rejeté la commande. Apportez les modifications nécessaires et renvoyez-la.
Envoyé	La commande a été envoyée au fournisseur.
Non envoyé	La commande est prête, mais n'a pas encore été envoyée.

Exporter la liste des commandes

Si vous avez besoin d'une liste de toutes les commandes, cliquez sur pour télécharger une feuille de calcul Excel contenant la liste des commandes.

3. Accepter une commande au nom de votre agence

1. Dans la vue Commande, sélectionnez les commandes à accepter.
2. Cliquez sur le bouton Accepter pour accepter les commandes.
3. L'état de la commande passe à Accepté par l'agence.

4. Demander une révision de commande pour les fournisseurs qui n'utilisent pas le flux de travail Vendeur

Si votre fournisseur n'utilise pas le flux de travail Vendeur, vous pouvez filtrer et sélectionner le fournisseur dans la vue Achat et sélectionner Exporter pour modifier dans les options du bouton Importer/Exporter. Envoyez le modèle exporté à votre fournisseur dans un courriel afin qu'il puisse l'optimiser et vous le renvoyer pour le réimporter dans votre plan média.

5. Demander une révision de la commande pour les fournisseurs du flux de travail Vendeur

Vous pouvez envoyer la demande de révision directement depuis la plateforme pour les fournisseurs qui utilisent le flux de travail Vendeur (indiqué par  à côté du nom du fournisseur).

Les demandes de révision ne peuvent être effectuées que si l'état est Rejeté ou Accepté par le fournisseur.

Demander une mise à jour

1. Affichez la vue Commande. 
   
2. Sélectionnez le cyberfournisseur.
3. Cliquez sur le bouton Demander une révision pour afficher la page.
   
4. Sélectionnez une adresse courriel dans la liste dans le champ Courriel.

5. Définissez la date d'Échéance de la révision.
6. Saisissez vos remarques concernant la révision dans le champ Message.
7. Cliquez sur Envoyer.

6. Afficher la révision d'un fournisseur dans le flux de travail Vendeur

1. Affichez la vue Achat.
   
2. Dans la section Révisions de commande du panneau de la vue Achat, cliquez sur le fournisseur dont vous souhaitez consulter la révision de commande.

Le résumé de la révision s'affiche en haut de la page Détails de la révision. Le bas de la page contient un tableau affichant les valeurs. Les valeurs qui ont été changées sont affichées en violet. Survolez les changements pour afficher la valeur précédente. Vous ne pouvez pas modifier les valeurs du tableau.

3. (Facultatif) Décochez la case Afficher uniquement les modifications pour afficher toutes les informations sur la commande.
4. (Facultatif) Modifiez l'affichage pour inclure : Obligatoire (par défaut), Tout ou Diffusion.
5. (Facultatif) Pour consulter les commentaires, cliquez sur l'icône de la boîte de réception au-dessus du résumé de la révision.
6. Lorsque vous avez terminé de consulter la révision, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Renvoyer pour la renvoyer au fournisseur afin qu'une autre révision soit effectuée, soit sélectionner les commandes que vous approuvez et cliquer sur pour les appliquer au plan média. Une fois la commande appliquée au plan média, le système vous invite à la renvoyer au fournisseur pour vérification.