Le nouvel onglet Commande offre aux utilisateurs davantage d'options lors de l'envoi de commandes, notamment la sélection au niveau de l'emplacement, et un Menu de documents d'achat qui affiche toutes les commandes en cours.
Avant de pouvoir accéder au nouvel onglet Commande, celui-ci doit être activé par les administrateurs de votre agence.
1. Envoyer une commande
Tout comme l'onglet Achat, le nouvel onglet Commande répertorie tous les emplacements nouveaux ou révisés d'une campagne, regroupés par fournisseur et code média.
- Pour envoyer une commande, cochez les cases à côté du fournisseur ou des emplacements que vous souhaitez inclure, puis cliquez sur
.
- Si votre agence a activé la configuration Envoyer automatiquement les commandes dès leur approbation dans Configuration de l'agence, le flux de travail Acheteur enverra automatiquement les commandes si ce qui suit est vrai :
- Les informations par défaut de la commande doivent être fournies dans le formulaire Détails de la commande, y compris l'Adresse courriel et les Conditions générales.
- Votre agence peut déterminer si les commandes sont envoyées automatiquement lorsqu’une campagne est approuvée à l’interne.
- Votre agence doit exiger l’approbation du budget à l’interne pour permettre l’envoi automatique des commandes.
- Toutes les autres exigences pour l’envoi manuel des commandes s’appliquent, comme fournir tous les renseignements exigés dans le plan média et n’avoir aucune mise à jour financière en attente.
Si votre agence n'a pas activé la commande au niveau de la ligne, vous pourrez sélectionner des fournisseurs uniquement lors de l'envoi des commandes.
Si un emplacement est incomplet et ne peut être envoyé, il sera accompagné d'un drapeau jaune et une icône
apparaîtra à côté du fournisseur. Survolez le drapeau pour connaître la raison pour laquelle l'emplacement est incomplet.
Si un emplacement a été modifié depuis le dernier envoi d'une commande, une icône
s'affiche à côté. Cela comprend le déplacement d'emplacements dans et hors des offres groupées.
- Sur la page Envoyer la commande, indiquez les destinataires du courriel dans le volet des Fournisseurs, à gauche de l'écran.
- Dans la partie droite de l'écran, remplissez le champ Message électronique.
- Saisissez la date d'expiration de la commande dans le champ Date d'échéance.
- Cliquez sur le menu déroulant Conditions générales et sélectionnez un ensemble de conditions générales.
Cliquez sur l'icône
pour afficher et modifier les conditions générales de l'ensemble sélectionné.
- Si des addendas ont été ajoutés dans le nouveau module Conditions générales (dans Administration), vous pouvez sélectionner les addendas, qui sont regroupés par position, dans le champ Addendas.
Les addendas les plus pertinents pour chaque position sont affectés par défaut à la commande en fonction de la localisation, du client et de la hiérarchie de l'annonceur. Tous les autres addendas pertinents peuvent être ajoutés. Si vous envoyez une commande existante, tous les addendas précédemment inclus sont inclus par défaut. - Saisissez tout texte supplémentaire devant figurer sur la commande dans le champ Informations supplémentaires.
- Cliquez sur le bouton Envoyer.
Pour annuler une demande d'approbation de commande après l'avoir envoyée, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l'icône d'engrenage et sélectionnez Annuler la demande d'approbation. Les approbateurs et les autres personnes informées recevront une notification immédiate de l'annulation de la demande et n'auront pas besoin de se connecter à l'application.
2. Accepter une commande pour l'agence
- Pour accepter une commande au nom de votre agence, cochez les cases à côté du fournisseur ou des emplacements que vous souhaitez inclure, puis cliquez sur
.
- Saisissez des commentaires au besoin, puis cliquez sur OK.
Lorsque l'agence accepte une commande, le numéro de la commande ne change pas.
3. Menu latéral des commandes
- Le nouvel onglet Commande contient une barre latérale de commandes similaire aux documents de l'onglet Achat.
- Les commandes sont organisées par fournisseur et contiennent le numéro de commande, l'état et le total.
- Cliquez sur
pour basculer entre la vue de toutes les versions d'une commande et celle de la plus récente.
- Le mode Emplacements non commandés (accessible en cliquant sur « Emplacements non commandés ») vous permet de trouver facilement les commandes non envoyées, regroupées par fournisseur, qui incluent les postes nouveaux et révisés.
Une icône
s'affiche à côté de la commande si elle contient des emplacements révisés.
4. Afficher une commande
- Pour afficher une commande, sélectionnez-la dans le menu latéral des commandes à gauche de l'écran.
Toutes les commandes dont l'état est Accepté par l'agence contiendront en plus un bouton
. Cliquez dessus pour accéder à l'écran Envoyer la commande.
- L'en-tête de la commande contient des informations sur la diffusion, le coût et les unités.
- Tous les emplacements nouveaux ou révisés s'affichent en violet.
- Le menu déroulant sur le côté droit vous permet d'afficher la commande dans trois mises en page différentes :
- Par défaut : Contient les champs par défaut qui s'afficheront sur la commande.
- Diffusion : Contient la diffusion mensuelle pour les emplacements.
- Tout : Contient les champs par défaut, les colonnes personnalisées standard/définies par l'utilisateur et les diffusions mensuelles.
- Cliquez sur
pour afficher le PDF et l'historique de la commande.
- Le PDF de la commande contient une page de résumé (notamment les modifications apportées à l'emplacement), les détails de ciblage, le résumé de la diffusion, les détails de la diffusion et les conditions générales.
- En outre, vous pouvez voir les quantités d'inventaire pour les emplacements programmatiques.
- Pour accéder à une version Excel de la commande (pour les campagnes quotidiennes et hebdomadaires uniquement), téléchargez le PDF et cliquez sur
.
Si votre agence exige l'approbation interne de la campagne, Mediaocean envoie automatiquement les commandes lorsque la campagne est approuvée. Si votre agence n'exige pas l'approbation interne de la campagne, Mediaocean envoie automatiquement les commandes après l'envoi manuel de la première commande.
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