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DS Spot - Spot Toolkit Writer : Conception de rapports personnalisés

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1. Flux de travail

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2. Se connecter à SpotWriter

Sélectionnez Rédacteur dans la fenêtre Nouveau programme et cliquez sur OK.

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Pour demander un nouveau rapport SpotWriter :

  1. Tapez « RÉDACTEUR » dans le champ Enregistrement.
  2. Tapez « RAPPORT » dans le champ Action.
  3. Pour les demandes le même jour, tapez « SOON,XXX » où « XXX » sont vos initiales dans le champ Imprimer.
  4. Appuyez sur Entrée.
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  5. Indiquez les détails de la demande, notamment le média, le client, le produit, le devis, le marché et la station. 
  6. Modifiez le rapport à l'aide des mots-clés dans les champs En-tête, Ligne médiane, Lignes et Colonnes.

3. Remplir la section des détails de la demande

La section Détails de la demande vous permet de saisir les données sur lesquelles vous allez établir le rapport (c'est-à-dire le code client, le code produit, le numéro de devis et la plage de dates). Vous pouvez limiter davantage la demande par marché et station.

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  1. Tapez le code média dans le champ Média.
  2. Tapez le code client dans le champ Client.
  3. Tapez le code produit dans le champ Produit ou cliquez sur le bouton pour afficher les options. Vous pouvez faire un rapport sur un ou tous les produits ou par groupe de produits. Pour faire un rapport avec tous les produits séparément, tapez « TOUT ». Pour faire un rapport avec tous les produits ensemble, tapez « POL ».
  4. Tapez un numéro de devis dans le champ Devis pour faire un rapport sur un devis ou cliquez sur le bouton pour faire une sélection dans la liste des entrées possibles (p. ex. utilisez une plage de devis). Tapez « TOUT » pour établir le rapport des devis séparément ou « NON » pour établir le rapport de tous les devis.
Lorsque vous souhaitez établir un rapport sur l'ensemble des devis, vous pouvez être invité(e) à spécifier les catégories démographiques pour le rapport. Pour entrer les catégories démographiques ou un menu de catégories démographiques, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Média. Il se peut que vous deviez également spécifier un menu de bloc horaire sur cet onglet.
  1. (Facultatif) Tapez le numéro de marché ou le groupe dans le champ Marché.
  2. (Facultatif) Tapez le groupe ou le code station dans le champ Station.
  3. Si vous n'établissez le rapport que d'une partie de la période de devis ou si plusieurs devis sont sélectionnés, spécifiez la période en cliquant sur le champ Période. Cliquez sur Plage de dates et saisissez les dates au format « MMMJJAA » ou cliquez sur le bouton Dates pour sélectionner une plage de dates.

4. Créer des rapports

Un rapport Rédacteur utilise des mots-clés pour identifier le niveau et le type de données à inclure dans le rapport. Il existe deux types de mots-clés. Les mots-clés pour les en-têtes, les lignes médianes et les lignes affichent des données descriptives et les mots-clés pour les colonnes indiquent des données numériques. Au fur et à mesure que vous sélectionnez des mots-clés, ils apparaissent dans la mise en page du rapport, ce qui vous donne un aperçu de l'aspect du rapport.

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En-têtes

Les en-têtes sont les niveaux de détail les plus étendus d'un rapport. Les en-têtes apparaissent en haut à gauche de la page. Ils déterminent la manière dont le rapport est trié et organisé. Lorsqu'un en-tête change, il crée un saut de page. Si un rapport est demandé pour un seul client, l'en-tête sert d'étiquette.

Ligne médiane

La ligne médiane s'imprime comme un sous-titre, mais ne commence pas une nouvelle page lorsque les données changent. Une ligne médiane organise le rapport en sections, ce qui en facilite la lecture. Une seule ligne médiane est autorisée par rapport.

Lignes

Les lignes définissent le niveau de détail (données qualitatives) du rapport. Les données sont triées dans l'ordre dans lequel vous saisissez les mots-clés des lignes.

Colonnes

Les colonnes présentent des données quantitatives telles que les catégories démographiques et les montants (en dollars).

Le rapport ci-dessous montre les montants (en dollars) et les annonces pour chaque marché sur des pages séparées, avec des sections pour chaque station. Les montants (en dollars) pour chaque programme, rotation et heure seront imprimés.

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  • Les mots-clés saisis dans l'en-tête créent des sauts de page.
  • La ligne médiane crée une section distincte pour chaque station.

Sélection des mots-clés pour l'en-tête, la ligne médiane et les lignes

  1. Cliquez sur le bouton En-tête, Ligne médiane ou Lignes.
    Des options de mots-clés incluant Remplacement d'en-tête, Remplacement de largeur et Sous-totaux peuvent être sélectionnées.
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  2. Cliquez sur Mot-clé ou Commentaire. La liste de mots-clés, par catégories de groupes, s'affiche.
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  3. Sélectionnez le groupe de mots-clés, p. ex. Marché et station, pour voir les mots-clés associés à ce groupe.
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  4. Double-cliquez sur le mot-clé que vous souhaitez sélectionner.
  5. Cliquez sur OK.

Sélectionner des mots-clés pour les colonnes

  1. Cliquez sur Colonnes.
  2. Cliquez sur Mot-clé ou Commentaire. La liste de mots-clés, par catégories de groupes, s'affiche.
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  3. Sélectionnez le groupe de mots-clés, p. ex. Mots-clés démographiques, pour voir les mots-clés associés à ce groupe.
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  4. Double-cliquez sur le mot-clé que vous souhaitez sélectionner.
  5. Cliquez sur OK.

5. Exécuter des rapports du rédacteur

Une fois que vous avez rempli les détails de la demande et créé le rapport, vous pouvez appuyer sur Entrée pour exécuter le rapport.

Vous recevrez un message indiquant que le rapport, identifié au moyen de vos initiales et un numéro de séquence, ou l'ID du rapport, sera bientôt traité.

Données démographiques dans les rapports

Il y a plusieurs éléments à prendre en compte lorsque vous incluez des données démographiques dans les rapports. En plus de choisir les catégories à inclure dans le rapport, vous pouvez aussi contrôler la façon dont les données démographiques sont arrondies, si le débordement doit être indiqué et la manière de spécifier les données démographiques du câble dans le rapport.

Pour inclure des catégories démographiques sur le rapport lorsque vous établissez un rapport sur l'ensemble des devis :

  1. Cliquez sur Options 12.png dans la barre d'outils, puis cliquez sur l'onglet Média.
  2. Tapez les catégories démographiques dans le champ Catégories démographiques ou entrez un code du menu catégories démographiques dans le champ Menu des catégories démographiques.
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  3. Pour contrôler la façon dont les données démographiques sont arrondies, sélectionnez l'option Afficher les décimales pour les valeurs démographiques dans l'onglet Média.
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  4. Pour contrôler si le débordement doit être inclus dans le rapport, sélectionnez une option dans la section Contrôle du débordement de l'écran.
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  5. Pour contrôler la façon dont les données démographiques du câble sont incluses dans le rapport, sélectionnez une option dans la section Options du câble de l'écran.
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Télécharger des rapports

Le téléchargement vous permet de combiner des données Mediaocean avec des données provenant d'autres sources et de les analyser dans d'autres applications, telles qu'Excel.

Pour télécharger un rapport :

  1. Cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Téléchargement.
  3. Sélectionnez Générer le rapport dans un format téléchargeable.
  4. Au besoin, sélectionnez d'autres options de téléchargement.
  5. Dans la section Option des totaux, vous pouvez choisir de télécharger les totaux ou d'identifier les totaux de différentes façons.
  6. Cliquez sur OK.

Créer des organigrammes

La création d'organigrammes vous permet de créer des formats qui montrent comment vos données évoluent dans le temps. Vous pouvez voir n'importe quel mot-clé de colonne ventilé par jour, semaine, mois, trimestre ou année.

Le rapport suivant présente sous forme d'organigramme le coût brut sur une base mensuelle, avec une colonne de total sur la droite.

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Pour créer un organigramme :

  1. Cliquez dans la colonne correspondant au mot-clé pour lequel vous souhaitez créer un organigramme. Dans l'exemple ci-dessus, le mot-clé « BYDOL » a été utilisé dans la colonne A pour représenter le coût brut.
  2. Cliquez sur l'onglet Dates.
  3. Sélectionnez le type de date à utiliser pour l'organigramme, p. ex. Semaine, Mois, Trimestre, etc.
  4. Déterminez la période que vous souhaitez prendre en compte, p. ex. pour un organigramme de 13 semaines, tapez « 13 » dans le champ Semaine.
  5. Cliquez sur OK.
Votre saisie est directement liée à la période saisie dans le champ Période des Détails de la demande. Par exemple, si octobre est le premier mois de la période de la demande, le mois 1 correspond à octobre, le mois 2 à novembre, et ainsi de suite.

Classement

Vous pouvez classer les données pour afficher le coût par point, les niveaux de dépenses ou les cotes d'écoute les plus élevés ou les plus bas. L'exemple suivant montre les lignes classées par coût brut.

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  1. Dans Mot-clé ou Commentaire, sélectionnez DIVERS.
  2. Choisissez CLASSEMENT,XXX et cliquez sur OK.
  3. Remplacez les XXX par le nom de la colonne que vous souhaitez classer. Dans l'exemple ci-dessus, le coût brut est la première colonne, colonne A. « Classement,A » permet de réaliser un classement par coût brut.

Classer les données dans l'ordre, du plus bas au plus élevé

Tapez « CLASSEMENT,XXX*-1 » dans une colonne vide précédant les données à classer, p. ex. « CLASSEMENT,A*-1. »

Classer plusieurs catégories démographiques

  1. Cliquez sur Colonnes à côté de la colonne à classer. Dans la section Classement, sélectionnez Croissant ou Décroissant.
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  2. Cliquez sur OK.

Limiter le nombre d'éléments classés

  1. Cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Rapports.
  3. Dans le champ Uniquement les nn premiers, tapez le nom maximum à classer, p. ex. 25.
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  4. Cliquez sur OK.

6. Options de création de rapports

1Diverses options vous permettent de personnaliser l'affichage des données dans votre rapport.

Totaux

Vous pouvez sélectionner plusieurs options pour contrôler les totaux du rapport. Pour utiliser les totaux au niveau du rapport :

  1. Cliquez sur Options.
  2. Dans l'onglet Rapports, sélectionnez l'option de votre choix. Les options comprennent : Imprimer tous les totaux, Indiquer les totaux généraux et Supprimer le total des blocs horaires croisés.

Sous-totaux

Les sous-totaux sont contrôlés à l'aide de « ,* » après les options de mots-clés pour les en-têtes, les lignes médianes ou les lignes. Par exemple, « Marché,* » génèrera un sous-total de toutes les colonnes de données pour chaque marché.

Modifier les en-têtes de lignes et de colonnes

Toutes les lignes et colonnes ont un en-tête par défaut qui peut être remplacé par l'en-tête de votre choix.

Cliquez sur le mot-clé de la ligne ou de la colonne dont vous souhaitez modifier l'en-tête. Tapez une virgule après le mot-clé, puis « H= » pour la première ligne du titre et « , H2 = » pour la deuxième ligne du titre, suivi du texte que vous souhaitez afficher au-dessus de la colonne.

Par exemple, pour renommer la colonne Gross Dollars en Approved Dollars, tapez « BYDOL,H=APPROVED,H2=DOLLARS ».

7. Consulter, imprimer et enregistrer des rapports

Vous pouvez consulter, imprimer et enregistrer les rapports SpotWriter.

Vérifier l'état du rapport

Consultez l'état de traitement de votre rapport à partir de la boîte de dialogue État du Dès que possible.

Cliquez sur État du Dès que possible 21.png. La boîte de dialogue État du Dès que possible s'affiche. Les rapports dont l'état est PRÊT ou NOTIFIÉ peuvent être consultés ou imprimés.

Consulter et imprimer

Une fois qu'un rapport est prêt, il peut être consulté ou imprimé à partir de la file d'attente d'impression. La file d'attente d'impression affiche une liste de tous les rapports disponibles pour consultation ou impression.

  1. Cliquez sur File d'attente d'impression22.png. La boîte de dialogue File d'attente d'impression s'affiche.
    23.png
  2. Sélectionnez un rapport.

  3. Cliquez sur Afficher 24.png pour afficher le rapport à l'écran ou cliquez sur Imprimer pour imprimer le rapport.

Vous pouvez limiter la liste aux rapports que vous avez demandés. Pour cela, tapez vos initiales dans le champ ID du rapport et appuyez sur Entrée.

Enregistrer des rapports

  1. Sélectionnez un rapport dans la File d'attente d'impression.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
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  3. Saisissez un nom de fichier dans le champ Nom de fichier.
  4. Cliquez sur Type de fichier pour afficher les types de fichiers disponibles. À moins que le rapport ne contienne une option de téléchargement, vous ne pouvez l'enregistrer qu'au format RTF (*.rtf).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

8. Formats de rapport stockés

Une fois que vous avez créé un rapport Rédacteur, vous pouvez stocker le format pour une utilisation ultérieure.

Enregistrer des formats de rapport

  1. Changez le champ Action en « AJOUTER ».
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  2. Dans le champ Nom, tapez un code de rapport de huit caractères maximum. Ce code ne doit pas avoir été utilisé auparavant.
  3. Dans le champ Description, saisissez une description pour votre rapport.
  4. (Facultatif) Dans le champ Filtre de requête, saisissez un filtre de quatre caractères maximum. Cela vous permettra de regrouper vos rapports lors de l'établissement de la liste.
  5. Appuyez sur Entrée.

Récupérer des formats de rapport stockés

Vous pouvez utiliser l'action AFFICHAGE pour récupérer un format de rapport enregistré.

  1. Changez le champ Action en « AFFICHAGE ».
  2. Tapez le nom du rapport dans le champ Nom.
  3. Appuyez sur  Entrée.

Modifier des formats de rapport stockés

Vous pouvez utiliser l'action MODIFIER pour modifier de manière permanente la méthode de stockage de votre rapport dans le dossier.

  1. Changez le champ Action en « MODIFIER ».
  2. Apportez-y les modifications nécessaires.
  3. Appuyez sur Entrée.

9. Travailler avec la liste de rapports

Vous pouvez dresser la liste de tous les rapports stockés au moyen de l'action Liste.

Récupérer des formats stockés de la liste

Vous pouvez dresser la liste des rapports pour les retrouver facilement et rapidement.

  1. Changez le champ Action en « LISTE ».
  2. Si une entrée se trouve dans le champ Imprimer, supprimez-la.
  3. Appuyez sur Entrée.
  4. Tapez une partie du nom dans le champ Nom ou appuyez sur Entrée.
  5. (Facultatif) Dans le champ Filtre, saisissez un filtre de requête pour afficher les rapports stockés avec ce filtre.

Une liste de rapports s'affiche.

Travailler avec des rapports de la liste

Vous pouvez consulter, modifier et demander des rapports directement depuis la liste à l'aide du champ Sel.

  • Tapez « S » pour afficher un rapport ou plusieurs rapports. Si plusieurs rapports sont sélectionnés, chaque rapport sera affiché dans l'ordre. Lorsque le dernier rapport sera affiché, vous retournerez à la liste.
  • Tapez « C » pour modifier un rapport ou plusieurs rapports. Si plusieurs rapports sont sélectionnés, chaque rapport sera affiché dans l'ordre. Vous pouvez modifier un rapport et appuyer sur Entrée pour enregistrer les modifications et passer au rapport suivant. Lorsque le dernier rapport sera affiché, vous retournerez à la liste.
  • Tapez « R » pour demander un rapport ou plusieurs rapports. Si plusieurs rapports sont sélectionnés, chaque rapport sera affiché dans l'ordre. Vous pouvez modifier les informations de chaque rapport aux fins de la requête, mais les modifications ne seront pas enregistrées et lors de la prochaine ouverture du rapport, ce dernier apparaîtra au format d'origine. Après avoir appliqué les modifications, appuyez sur Entrée pour passer au rapport suivant. Lorsque le dernier rapport sera affiché, vous retournerez à la liste.

10. Foire aux questions

Le message d'erreur « Rapport trop large » s'affiche.

Le rédacteur autorise 132 caractères par ligne par défaut. Pour les organigrammes et les rapports contenant une grande quantité de données, l'option d'élargissement peut être utilisée de manière à inclure jusqu'à 165 caractères. Pour utiliser l'option d'élargissement :

  1. Cliquez sur Options.
  2. Dans l'onglet Mise en forme, sélectionnez Imprimer un rapport plus large (jusqu'à 165 caractères).

Lorsque je demande un rapport, le message « L'option du menu doit être définie » s'affiche.

Lorsque vous créez un rapport sur l'ensemble des devis, un message pourrait s'afficher vous demandant de spécifier les catégories démographiques à inclure dans le rapport.

Pour spécifier les catégories démographiques avec un menu de catégories démographiques :

  1. Cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Média.
  3. Tapez les catégories démographiques dans le champ Catégories démographiques ou entrez un code du menu démo dans le champ Menu des catégories démographiques.
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  4. Vous pouvez également saisir manuellement les catégories démographique dans le champ de sélection des catégories démographiques, en les séparant par une barre oblique (/).

J'essaie de créer un rapport par bloc horaire, mais le message « Option DPT requise » s'affiche.

Lorsque vous créez un rapport des blocs horaires pour l'ensemble des devis, vous devez spécifier le menu de bloc horaire à utiliser.

Pour spécifier le menu de bloc horaire :

  1. Cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur l'onglet Média.
  3. Entrez le code du menu de bloc horaire dans le champ Menu de bloc horaire.

Je souhaite générer un rapport par produit, mais mon rapport n'affiche que le POL.

Vous pouvez séparer les produits en sélectionnant une option de rapport POL.

  1. Cliquez sur le bouton Options.
  2. Dans l'onglet Rapports, sélectionnez Créer un rapport avec tous les produits séparément dans la section Requête POL.

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Comment puis-je réévaluer ma planification?

Vous pouvez réévaluer votre planification par rapport au dernier livre.

  1. Dans la liste de mots-clés, sélectionnez BYRDEM en tant que l'un de vos mots-clés de colonne. Vous pouvez également appliquer la réévaluation à d'autres catégories démographiques à l'aide des mots-clés BYRDEM2 et BYRDEM3. Votre planification sera réévaluée par rapport au livre le plus récent, tel que spécifié dans votre tableau des multi-réévaluations (ACT).
  2. (Facultatif) Pour sélectionner un autre livre pour la réévaluation, cliquez sur le bouton Options et cliquez sur l'onglet Média.
  3. Entrez le livre d'évaluation dans la section Livre pour la réévaluation.

Comment faire un rapport sur les projections?

Pour faire un rapport sur les projections démographiques, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Dans la liste de mots-clés, sélectionnez BYUDEM en tant que l'un de vos mots-clés de colonne. Vous pouvez également appliquer la projection à d'autres catégories démographiques à l'aide des mots-clés BYUDEM2 et BYUDEM3.
  2. Cliquez sur Options.
  3. Cliquez sur l'onglet Média.
  4. Dans le champ UPT, entrez la projection dans le champ Options avec le format suivant : « UPT=PUT/MMMYY,BK=MMMYY ». Par exemple, « UPT=PUT/FEB12,BK=MAY13 » indique que les PUT du livre du 12 févr. seront multipliés par les parts du livre du 13 mai.

Comment créer un rapport sur les reprises gratuites?

Vous pouvez créer un rapport avec toutes les lignes d'achat qui font partie d'une reprise gratuite, à l'aide de « BUYMG=Y » dans le champ Options ou avec toutes les lignes d'achat qui ne font pas partie de reprises gratuites à l'aide de « BUYMG=N » dans le champ Options.

Vous pouvez inclure dans le rapport les informations sur les reprises gratuites en ajoutant le mot-clé « MGDTL » dans l'en-tête, la ligne médiane ou la ligne d'un rapport.

11. Mots-clés couramment utilisés dans le rédacteur

En-tête, Ligne médiane et Ligne

TYPE MOT-CLÉ DESCRIPTION

CLIENT

CLT

Code et nom du client

CLTCODE

Code client

CLTNAME

Nom du client

PRODUIT

PRD

Code et nom du produit

PRDCODE

Code produit

PRDNAME

Nom du produit

DEVIS

EST

Numéro et nom du devis (Marque/Devis)

ESTCODE

Numéro de devis

ESTNAME

Nom du devis

ESTDATE

Dates du devis

TARGET

Principale cible démographique du devis

MARCHÉ

MKT

Numéro et nom du marché

MKTCODE

Numéro du marché

MKTNAME

Nom du marché

STATION

STA

Lettres d'appel de la station ou code du système de câble/réseau

ESM

Affectation d'exploitants de systèmes multiples pour les systèmes de câble locaux

ACHAT

BUY

Grille détaillée de chaque ligne d'achat

BUYC

Grille détaillée de chaque ligne d'achat avec coût de ligne d'achat

DAY

Jour et date de la ligne d'achat

ROT

Rotation de ligne d'achat

BYDATES

Plage de dates d'une ligne d'achat

TIMES

Heure de la ligne d'achat

BYDATES

Plage de dates d'une ligne d'achat

DPT

Bloc horaire

DPTCDE

Code du bloc horaire d'un caractère

DPTLEN

Longueur d'annonce du bloc horaire (génère les totaux)

LEN

Longueur d'annonce

PROG

Nom du programme de la ligne d'achat

REPRISES GRATUITES

MGDTL

Détails des reprises gratuites sur le rapport

FACTURE

ADATE

Date de l'affidavit

ATIMES

Heure de l'affidavit

ADAY

Jour de l'affidavit

APROG

Nom du programme du livre d'évaluation basé sur les affidavits

MON

Mois

Colonnes

TYPE DE CHAMP MOT-CLÉ DESCRIPTION

DOLLARS

GLDOL

Objectifs (dollars)

GLNET

Objectifs (dollars, net)

BYDOL

Montant brut acheté (dollars)

CATÉGORIES DÉMOGRAPHIQUES

GLDEM(n)

Objectif, valeur démo/nom démo

BYPDEM(n)

Achat, valeur démo achetée

BYRDEM(n)

Achat, valeur démo atteinte (réévaluée)

BYADEM(n)

Achat, valeur démo de l'affidavit

GLCPP(n)

Objectif CPP

BYPCPP(n)

Achat, CPP acheté

BYRCPP(n)

Achat, CPP atteint

BYACPP(n)

Achat, CPP de l'affidavit

GLDEM(n)

GLDEM(n) Objectif, valeur démo/nom démo

ANNONCES

SPOTS

Nombre d'annonces

INVSPT

Annonces facturées

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