1. Flux de travail du téléversement des objectifs

Pour utiliser les objectifs comme ligne directrice lors de la saisie des achats, le plan média doit être saisi dans le programme Spot Toolkit Goals. Avant de saisir les objectifs, un numéro de devis est attribué et lié au client et au produit. Le devis identifie les dates de début et de fin de la campagne, ainsi que les groupes démographiques cibles.

Les informations relatives aux objectifs peuvent être examinées à l'aide de deux outils : des rapports en ligne et des rapports imprimés. Le système d'information sur les médias (SIM) affiche en ligne les objectifs par marché. Le SIM peut être utilisé pour comparer les objectifs au niveau de dollars et de points achetés, une fois les achats saisis.

2. Préparer le téléversement des objectifs : Ajouter des enregistrements fractionnés

Si vous souhaitez que les objectifs totaux soient répartis par bloc horaire, utilisez l'enregistrement fractionné. Lorsque vous ajoutez des objectifs, vous devez d'abord ajouter l'enregistrement fractionné, qui indique les pourcentages pour les différents blocs horaires. La valeur combinée des pourcentages doit être égale à 100 %. Une fois que vous avez ajouté des objectifs, le système applique les divers pourcentages des blocs horaires pour calculer les dollars et les points de chaque bloc horaire. Vous pouvez modifier l'enregistrement fractionné à tout moment; cependant, cela n'a aucun effet sur les objectifs déjà saisis (ce n'est pas rétroactif).

Pour ajouter un enregistrement fractionné, ouvrez le programme Special File Maintenance (SFM) et suivez les étapes ci-après :

1. Dans le champ Enregistrement, tapez « FRACTIONNÉ » et dans le champ Action, tapez « AJOUTER ».
2. Dans le champ Média, entrez « c » (pour Combiné).
3. Remplissez les champs suivants : Client, Produit et Devis. Appuyez ensuite sur Entrée.
4. Dans les champs Bloc horaire, saisissez des valeurs en pourcentage, puis appuyez sur Entrée.

3. Saisir des objectifs dans la feuille de calcul Téléversement d'objectifs

Procédez comme suit pour saisir des objectifs dans la feuille de calcul Téléversement d'objectifs.

Remarques avant de saisir des objectifs

Avant de remplir la feuille de calcul, assurez-vous que l'enregistrement du devis auquel il est fait référence dans la feuille de calcul est bien configuré dans le système Spot. Vérifiez les points suivants dans l'enregistrement du devis :

• les dates de début et de fin incluent la période que vous utilisez dans la feuille de calcul;
• la première démonstration est identique au groupe cible de la feuille de calcul (la saisie d'un groupe cible sur la feuille de calcul est facultative);
• le devis est ouvert pour tous les codes produits utilisés dans la feuille de calcul.

Si la feuille de calcul est programmée sur plusieurs blocs horaires, assurez-vous qu'un enregistrement fractionné est ajouté pour chaque produit/devis.

Saisir des objectifs

1. Ouvrez la feuille de calcul Téléversement d'objectifs dans Excel. Selon votre version d'Excel, vous devez également activer les macros ou l'édition, puis le contenu lorsque vous y êtes invité(e).
2. Assurez-vous que la feuille de calcul pointe vers le fichier dat.
   • Sur le ruban Compléments d'Excel, cliquez sur Options.
   • Sélectionnez Fichier de données et entrez le chemin d'accès où le fichier de données d'objectifs est stocké, ou cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher un chemin d'accès.
   • Cliquez sur OK.

3. Sur la feuille de calcul, saisissez les données d'en-tête requises, notamment Média, Code client, Produit, Numéro de devis, Planificateur, Groupe cible et Budget total sont facultatifs.
4. Pour saisir des objectifs sur la feuille de calcul, placez votre curseur dans le premier champ disponible dans la colonne Nom du marché et cliquez sur Insérer un marché dans la barre d'outils.
   
5. Dans la colonne Nom du marché, cliquez sur la liste déroulante Sélectionner un marché pour sélectionner un marché. Une fois que vous avez sélectionné un marché, la colonne Code MKT est remplie avec le numéro de marché du système Spot.
6. Dans le champ Bloc horaire, entrez un code de bloc horaire du système Spot (par exemple, « P » pour heure de pointe).
   Si vous planifiez sur plusieurs blocs horaires et que vous avez établi un enregistrement fractionné pour ce produit et ce devis, saisissez un astérisque (*).
7. Dans le champ Longueur (s), entrez une longueur d'annonce en secondes (par exemple, 30, 15, 60).
8. Dans le champ Date de début, saisissez le mois, le jour et l'année (par exemple, 28/01/14). Le jour de début doit être un lundi.
9. Dans le champ GRP/semaine, entrez l'objectif hebdomadaire des GRP.
10. Dans le champ Nombre de semaines, saisissez le nombre de semaines.
11. Dans le champ CPP, entrez le coût par point pour le marché.

Pour ajouter des objectifs pour le marché suivant, placez le curseur dans le champ Nom du marché suivant et répétez les étapes 4 à 11.

Créer le fichier de téléversement des objectifs

1. Cliquez sur Créer un fichier de téléversement.
   
2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer les données des objectifs, indiquez un emplacement et nommez le fichier texte de téléversement, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Notez le nom et l'emplacement de ce fichier. Vous en aurez besoin pour le programme Script.

4. Téléverser des objectifs par le biais de Script

Script est une application Windows qui vous permet de téléverser des informations de votre PC vers le système Spot. Script est utilisable pour de nombreux types de téléversements et chaque téléversement a son propre ensemble d'instructions ou de spécifications de fichiers. Script vous permet :

• D'utiliser des dossiers pour organiser les données utilisées par Script;
• De modifier facilement les propriétés de vos dossiers (couleurs, polices, chemin d'accès, etc.);
• D'avoir autant de dossiers que vous le souhaitez.

Créer des dossiers dans Script

Pour organiser vos fichiers de téléversement, vous devez créer des dossiers Script. Ouvrez Script et effectuez les opérations suivantes :

1. Sélectionnez Dossier, puis Nouveau.
2. Remplissez les champs de la boîte de dialogue Répertoires et connexion comme suit :
   1. Dans le champ Connexion, saisissez l'annonceur de votre agence.
   2. Dans le champ ID de l'utilisateur, saisissez l'ID de l'utilisateur vers lequel vous souhaitez que les objectifs soient téléversés.
   3. Dans le champ ID de la personne, saisissez votre ID personnel.
   4. Dans le champ Répertoire source, saisissez le chemin d'accès au fichier dans lequel vos fichiers de téléversement sont enregistrés ou cliquez sur les points de suspension pour rechercher un chemin d'accès.
   5. Le champ Répertoire du fichier du journal d'activité est rempli automatiquement.
      
3. Cliquez sur Suivant.
4. Dans la boîte de dialogue Filtres et ordre de tri, indiquez que le Type de téléversement est GENGOALS.
   
5. Cliquez sur Suivant.
6. Dans la boîte de dialogue Nom, entrez un nom pour l'onglet.
   
7. Cliquez sur Suivant.
8. Cliquez sur Terminer.

Téléverser un fichier

1. En bas de l'écran de Script, cliquez sur le dossier avec lequel vous souhaitez travailler.
2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Actualiser pour remplir le dossier avec les fichiers de téléversement récemment créés.
3. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez téléverser et cliquez sur l'icône Téléverser dans la barre d'outils.
   
4. Script soumet le fichier au téléversement.
   
5. Une fois le téléversement terminé, un symbole apparaît à gauche du fichier.
   • Point bleu : indique que le fichier a été téléversé dans le programme Objectifs du système Spot.
   • Case rouge : indique une erreur.

• Appuyez sur Entrée.
  

Corriger les erreurs de script

Une case rouge apparaît lorsqu'une erreur de téléversement se produit. Suivez les étapes ci-après pour corriger les erreurs.

1. Cliquez sur la case rouge pour afficher le message d'erreur.
2. Si l'erreur indique un problème de communication, vérifiez que votre dossier Script est configuré avec la Connexion, l'ID de l'utilisateur et le Répertoire source appropriés.
3. Des erreurs de configuration de fichier peuvent également être à l'origine d'un échec dans Spot Toolkit; vérifiez que :
   • la marque est ouverte sur le devis;
   • les dates de téléversement et la période du devis se situent dans la même plage de dates;
   • l'enregistrement fractionné est correctement configuré.

• Une fois les erreurs de configuration des fichiers corrigées, téléversez à nouveau le fichier.

Si tous les fichiers sont configurés correctement et que l'erreur s'affiche, contactez Mediaocean pour obtenir de l'aide.

Supprimer des fichiers dans Script

Pour supprimer le fichier d'erreur ou un fichier déjà téléversé, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez Supprimer. Le fichier est supprimé de Script et de l'emplacement sur votre réseau.

5. Modifier des objectifs à l'aide de la feuille de calcul Téléversement d'objectifs

Vous pouvez utiliser la feuille de calcul Téléversement d'objectifs pour apporter des modifications aux objectifs qui ont déjà été téléversés dans Spot Toolkit. Sur la feuille de calcul Téléversement d'objectifs, saisissez les nouvelles données de l'objectif et téléversez-les à l'aide de Script. Les nouvelles informations sur les objectifs remplacent les données existantes dans le programme Objectifs.

Supprimer des objectifs

Pour supprimer des objectifs existants dans le programme Objectifs, entrez des zéros dans la colonne GRP/semaine de la feuille de calcul Téléversement d'objectifs et téléversez les données à l'aide de Script. Les zéros suppriment les données du programme Objectifs pour les semaines spécifiées.

6. Demander un rapport de suppression d'objectifs

Le rapport Suppression d'objectifs (K3) vous permet de supprimer des objectifs pour tout client, produit et devis par marché, période, bloc horaire et durée d'annonce. Vous ne pouvez demander ce rapport que pour le traitement pendant la nuit.

Dans le programme Demande, demandez le rapport K3 comme suit :

1. Dans le champ Nom du demandeur, saisissez vos initiales.
2. Dans le champ ID de la demande, saisissez « K3 ».
3. Dans le champ Média, entrez « C » (pour combiné), puis appuyez sur Entrée.
4. Dans le champ Code client, saisissez le code client.
5. Dans le champ Produit, saisissez un code produit unique ou « TOUT ».
6. Dans le champ Numéro de devis, saisissez un numéro de devis unique ou une plage de devis.
7. Dans le champ Dates de début et de fin, saisissez la période à supprimer, puis appuyez sur Entrée.
   

7. Options de rapport supplémentaires

Deux autres rapports sur les objectifs peuvent être utilisés. Si vous souhaitez demander l'un ou l'autre de ces rapports, contactez Mediaocean pour obtenir de l'aide.

Rapport de réaffectation des objectifs

Vous pouvez utiliser le rapport de Réaffectation des objectifs pour réaffecter les objectifs d'un à quatre produits au sein d'un même devis. Vous pouvez également supprimer des objectifs ou une partie d'entre eux d'un produit. Le rapport Réaffectation des objectifs est similaire au rapport Suppression des objectifs (K3), mais il offre davantage d'options pour déplacer et supprimer les données relatives aux objectifs.

Rapport de transfert de période d'objectifs (KB)

Le rapport Transfert de période d'objectifs permet de déplacer des objectifs d'un devis à un autre ou vers une période différente au sein d'un même devis. Cela vous offre une certaine flexibilité lorsque vous travaillez avec des objectifs.

8. Vérifier des objectifs en ligne à l'aide du SIM 

Le système d'information sur les médias (SIM) est un outil de création de rapports en ligne qui résume les informations relatives aux achats et aux objectifs. Une fois les objectifs entrés dans le système, vous pouvez utiliser le SIM pour vérifier les montants et les GRP par marché. Pour vérifier les objectifs dans le SIM :

1. Saisissez les critères de recherche dans les champs obligatoires suivants : Média, Client, Produit et Devis.
2. Ajoutez des informations aux champs facultatifs restants pour affiner votre recherche, puis appuyez sur Entrée.
   

9. Demander le rapport Plan média du marché

Le rapport Plan média du marché (M8) détaille les objectifs pour chaque marché, ventilés par marque. Demandez le M8 dans le programme Demande en procédant comme suit :

1. Dans le champ Nom du demandeur, saisissez vos initiales.
2. Dans le champ ID de demande, saisissez « M8 ».
3. Dans le champ Média, saisissez « C » (pour combiné).
4. Dans le champ Type de sortie, saisissez « SOON,XX », où « XX » sont vos initiales, puis appuyez sur Entrée.
5. Dans le champ Code client, saisissez le code client.
6. Dans le champ Mkt ou Groupe Mkt, saisissez le code du marché.
7. Dans le champ Numéro de devis, saisissez un code de devis.
8. Dans le champ Dates de début et de fin, saisissez le devis. Saisissez « ES » si vous demandez un seul devis, puis appuyez sur Entrée.
   
   
   • Vous pouvez utiliser le champ Détail du bloc horaire pour déterminer si les annonces sont indiquées séparément ou combinées par bloc horaire et/ou par longueur d'annonce.
   • Vous pouvez utiliser le champ Option de données pour déterminer la combinaison des points et des montants d'objectifs, des points et des montants d'achats, et la comparaison des objectifs avec les résultats achetés. Cliquez pour sélectionner dans une liste d'options de rapport.

10. Demander un rapport média de la marque

Le rapport Plan média de la marque (M9) présente les objectifs, les montants et les points pour chaque marque, ventilés par marché. Demandez le M9 dans le programme Demande en procédant comme suit :

1. Dans le champ Nom du demandeur, saisissez vos initiales.
2. Dans le champ ID de demande, saisissez « M9 ».
3. Dans le champ Média, saisissez « C » (pour combiné).
4. Dans le champ Type de sortie, saisissez « SOON,XX », où « XX » sont vos initiales, puis appuyez sur Entrée.
5. Dans le champ Code client, saisissez le code client.
6. Dans le champ Prod ou Groupe prod, entrez le code produit.
7. Dans le champ Mkt ou Groupe Mkt, saisissez le code du marché.
8. Dans le champ Numéro de devis, saisissez un code de devis.
9. Dans le champ Dates de début et de fin, saisissez « ES », puis appuyez sur Entrée.