1 Flux de travail de résolution des écarts

2. Présentation de Spot Invoice Toolkit

Spot Invoice Toolkit vous permet de résoudre les écarts entre les annonces sur une facture et celles de l'achat. Lors de la résolution des écarts, Spot Invoice Toolkit utilise la correspondance en temps réel, ce qui signifie que les enregistrements d'achat sont mis à jour dès que l'écart est résolu.

Les onglets suivants affichent les données :

• Non apparié
• Appariée
• Totaux
• Totaux par facture
• Historique
• Valeur ajoutée (facultatif)

Avantages

• Correspondance en temps réel (les enregistrements d'achat sont mis à jour immédiatement)
• Les options de la barre d'outils facilitent et accélèrent modifications
• De nombreux filtres pour réduire les écarts
• La fonction SmartMatch indique la meilleure correspondance pour une annonce « Commandé, non exécuté »
• Exécuter un rapport de correspondance des factures (I2) à tout moment et ajouter des commentaires
• Le bouton Actualiser permet d'afficher les dernières modifications de Broadcast Steward et demandes I2
• L'onglet Historique conserve un enregistrement de toutes les modifications
• Communication par courriel et téléchargements Excel

3. Se connecter

1. Dans la boîte de dialogue de Connexion au système, saisissez votre ANNONCEUR, votre ID de la société et votre ID personnel, puis cliquez sur OK.
2. Saisissez votre mot de passe, puis cliquez sur OK.
3. Dans la boîte de dialogue Bienvenue, entrez vos codes de groupe et d'acheteur, puis sélectionnez le Type de média et la Plage de dates.
4. (Facultatif) Sélectionnez Inclure les factures appariées pour afficher les factures appariées et non appariées.
   
5. Cliquez sur OK.

4. Ouvrir les informations de correspondance des factures

En fonction des codes Acheteur, Groupe et Codes médias saisis, la boîte de dialogue Ouvrir les informations de correspondance des factures affiche

une liste des marchés et des stations dont les factures sont divergentes ou appariées.

1. Sélectionnez un marché en cliquant sur le symbole plus (+) à côté du nom du marché.
   
2. Sélectionnez une station pour laquelle vous souhaitez afficher les factures divergentes et/ou appariées. À côté de chaque station, le nombre d'écarts est indiqué entre parenthèses.
3. Sélectionnez une facture divergente, puis cliquez sur OK.

4. La liste des factures affiche les informations des factures divergentes et appariées, y compris le mois, le client, le produit, le devis, l'indicateur et l'état.
   

5. Utilisez les filtres en bas de la fenêtre pour affiner votre recherche.
   
6. Cliquez sur un en-tête de colonne pour réorganiser la liste.
   

5. L'onglet Non apparié

L'onglet Non apparié affiche les annonces « Commandé, non exécuté » et « Exécuté, non commandé ». En haut de l'onglet, vous pouvez appliquer des filtres pour une recherche plus rapide et vérifier quand le dernier rapport I2 a été exécuté.

6. L'onglet Apparié

L'onglet Apparié affiche des informations sur toutes les annonces appariées.

7. L'onglet Historique

L'onglet Historique affiche l'enregistrement de vos actions dans Spot Invoice Toolkit et fournit des informations détaillées sur les transactions d'annonces. L'historique est conservé pendant toute la durée de vie de la facture.

8. L'onglet Analyse de programme

Générez l'onglet Analyse de programme lorsque vous souhaitez visualiser les programmes dans lesquels chaque annonce facturée a été diffusée. Cela vous permet de vérifier que toutes vos marques ont été diffusées pendant les programmes appropriés.

Pour afficher l'onglet Analyse de programme, vous devez d'abord générer les données. Dans la barre de menu, sélectionnez Rapports, puis Générer l'analyse de programme. Le système génère les données et ajoute l'onglet Analyse de programme à la fenêtre Appariement et rapprochement des factures. Une colonne Inv Prog est également ajoutée à la liste « Exécuté, non commandé » de l'onglet Non apparié.

Les annonces sont listées dans l'ordre jour/heure, et les noms des programmes reflètent les noms tels qu'ils apparaissent sur le rapport Facsimilé de facture (Z9). Pour les annonces facturées appariées, l'annonce commandée correspondante est affichée à côté avec le nom du programme de l'achat.

9. Personnaliser votre vue

Pour personnaliser votre barre d'outils et votre barre d'état, sélectionnez le menu Options, puis Spot Invoice Toolkit Preferences. À l'aide des options des quatre onglets, vous pouvez personnaliser l'affichage de certaines informations d'annonce, spécifier des préférences de correspondance et définir l'emplacement des fichiers d'historique et d'exportation.

Pour définir la priorité des colonnes de données utilisées par la fonction SmartMatch, sélectionnez le menu Options, puis Critères pour SmartMatch. La fonction SmartMatch trie de nouveau les lignes « non exécuté » et « exécuté » afin de suggérer les meilleures correspondances possibles pour toute ligne sélectionnée.

Pour personnaliser la barre d'outils, sélectionnez le menu Options, puis Personnaliser la barre d'outils. Vous pouvez ajouter ou retirer des boutons, définir le style des boutons, l'affichage des infobulles et la taille des icônes.

10. Exécuter le rapport de correspondance des factures (I2)

Pour exécuter le rapport de correspondance des factures (I2) dans Spot Invoice Toolkit, suivez les étapes ci-après :

1. Cliquez sur le bouton Demande I2 dans la barre d'outils.
2. Dans la boîte de dialogue Demande du rapport de correspondance des factures (I2), sélectionnez Dès que possible ou Durant la nuit.
3. Saisissez vos initiales dans le champ Demandeur.
4. Cliquez sur OK.

Demander le rapport I2 pour les éléments jumelés

• Pour demander le rapport I2 pour les éléments jumelés, vous devez utiliser le programme Spot Toolkit Request. À l'aide de I2 comme ID de rapport, vous pouvez demander ce rapport pour les médias de type R, T ou N.

• Dans le champ Code produit, entrez « POL-YES » pour imprimer tous les produits, y compris ceux jumelés, sur une seule page.

• Dans le champ Numéro de devis, entrez « NO » pour obtenir un rapport sur tous les devis.

• Dans le champ Inscrire les affidavits?, entrez « Y » pour joindre des affidavits aux annonces afin qu'elles puissent être appariées.

11. Écarts résolus dans Spot Invoice Toolkit

Il est plus rapide d'effectuer certaines actions de résolution des écarts dans Spot Invoice Toolkit. Cela comprend la modification des annonces Commandé, non exécuté et celle de certains aspects de l'achat. Les sections suivantes expliquent ces tâches plus en détail.

Modifier les annonces Commandé, non exécuté

Pour supprimer une annonce Commandé, non exécuté de l'onglet Non apparié, cliquez sur la ligne appropriée, et vos actions disponibles passent automatiquement en surbrillance. La fonction SmartMatch permet de trier de nouveau les annonces Exécuté, non commandé afin d'apporter les meilleures correspondances possibles en haut de la liste Exécuté, non commandé.

Déplacer une annonce

Pour résoudre un écart d'annonce Commandé, non exécuté, vous pouvez la déplacer.

1. Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton –OTO .
2. (Facultatif) Dans la boîte de dialogue Sans confirmation de l'annonce, cliquez sur le bouton Commentaires sur l'achat pour ajouter des commentaires sur le déplacement.
3. Cliquez sur OK.

Modifier l'achat pour qu'il corresponde à la facture

Une autre façon de résoudre un écart d'annonce Commandé, non exécuté est de modifier son heure ou le coût pour correspondre à une annonce Exécuté, non commandé en suivant les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez une annonce Commandé, non exécuté. La fonction SmartMatch permet de trier de nouveau la liste Exécuté, non commandé pour obtenir la meilleure correspondance possible.
2. Avec l'annonce Commandé, non exécuté en surbrillance, sélectionnez une annonce Exécuté, non commandé.
3. Cliquez sur le bouton Modifier l'achat dans la barre d'outils. Spot Invoice Toolkit détecte si l'heure ou le coût doit être modifié.
4. Pour modifier l'heure, sélectionnez une heure pour l'annonce Commandé, non exécuté dans le champ La durée sera prolongée si l'heure sur la ligne d'achat doit être ajustée (obligatoire). Spot Invoice Toolkit suggèrera une heure.
   
5. Pour modifier le coût, si l'heure de l'annonce Exécuté, non commandé correspond à la ligne d'achat Commandé, non exécuté, le champ indique qu'Il restera du temps. Si le coût de l'annonce Exécuté, non commandé est différent de celui de l'annonce Commandé, non exécuté, un remplacement du coût est appliqué à l'annonce Commandé, non exécuté.
   
6. Vous pouvez cliquer sur Commentaires sur l'achat pour ajouter des commentaires.
7. Cliquez sur OK.

12. Résoudre les écarts dans Broadcast Steward

Pour modifier la marque d'une annonce Commandé, non exécuté afin qu'elle corresponde à une annonce Exécuté, non commandé, utilisez Broadcast Steward. Pour modifier la marque, suivez les étapes ci-après :

1. Sélectionnez la ligne d'achat qui comprend l'annonce à modifier.
2. Dans le panneau Annonces, sélectionnez la cellule de la colonne Produit applicable, puis modifiez la marque.
   
3. Cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils.

13. Saisir des reprises gratuites dans Spot Invoice Toolkit

Dans Spot Invoice Toolkit, vous pouvez saisir des reprises gratuites selon vos besoins. Vous pouvez également compléter une reprise gratuite lorsque la station vous propose plusieurs annonces de remplacement.

Créer une reprise gratuite

1. Sélectionnez au moins une annonce Commandé, non exécuté et au moins une annonce Exécuté, non commandé.
2. Cliquez sur le bouton Reprise gratuite  dans la barre d'outils.
   
3. Dans le champ Heures, entrez la plage horaire du programme.
4. (Facultatif) Cliquez sur les points de suspension dans le champ Catégories démographiques pour ajuster les catégories démographiques.
5. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Commentaires sur l'achat pour saisir des commentaires sur la ligne d'achat au besoin.
6. Cliquez sur OK.

Ajouter à une reprise gratuite

L'option Ajouter à une reprise gratuite vous permet d'ajouter une annonce Exécuté, non commandé sélectionnée à une reprise gratuite existante. Vous ne pouvez utiliser cette option que si vous avez une reprise gratuite existante dans votre achat.

1. Sélectionnez l'annonce souhaitée dans le panneau Exécuté, non commandé de l'onglet Non apparié.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter à une reprise gratuite dans la barre d'outils.
3. Dans la liste déroulante Code de reprise gratuite, sélectionnez le groupe de reprise rapide auquel vous souhaitez ajouter l'annonce Exécuté, non commandé.
   
4. Dans le champ Heures, entrez la plage horaire du programme.
5. (Facultatif) Cliquez sur  dans le champ Catégories démographiques pour ajuster les catégories démographiques.
6.  (Facultatif) Cliquez sur le bouton Commentaires sur l'achat pour saisir des commentaires.
7. Cliquez sur OK.

14. +OTO

Vous pouvez ajouter une nouvelle annonce à une ligne d'achat existante qui correspond à une annonce Exécuté, non commandé comme suit :

1. Sélectionnez une annonce Exécuté, non commandé à ajouter à une ligne d'achat.
2. Cliquez sur le bouton +OTO dans la barre d'outils. La boîte de dialogue Ajouter confirmation OTO s'affiche avec une ou plusieurs lignes d'achat auxquelles l'annonce peut être ajoutée.
   
3. Sélectionnez la ligne d'achat dans laquelle vous souhaitez ajouter l'annonce.

4. Cliquez sur OK.

15. Créer un achat

Vous pouvez créer un achat pour résoudre les annonces Exécuté, non commandé de la manière suivante :

1. Sélectionnez jusqu'à sept annonces Exécuté, non commandé à inclure dans le nouvel achat.
2. Cliquez sur le bouton Nouvel achat dans la barre d'outils.
   
3. Dans le champ Heures, entrez la plage horaire du programme.
4. Dans le champ Code du bloc horaire, entrez le bloc horaire.
5. Dans le champ Nom du programme, entrez le nom du programme.
6. Si nécessaire, modifiez les champs suivants :
   • Acheteur
   • Période d'achat
   • Nombre/semaine
   • Jours
   • Coût

• Vous pouvez cliquer sur Commentaires sur l'achat afin de saisir des commentaires sur la ligne d'achat.
• Cliquez sur OK.

16. Résoudre des écarts dus à la spécialité

Pour diverses raisons, les stations spécialisées sont généralement appariées par résumé, comparativement à l'appariement par affidavit; elles ne sont donc pas appariées à 100 %. Votre agence disposera de procédures pour diverses situations spéciales, telles que les annonces répétées. Vérifiez auprès de votre superviseur ou du service des comptes créditeurs. Si aucune procédure n'a été définie, contactez Mediaocean pour obtenir de l'aide.

17. Actualiser les données dans Spot Invoice Toolkit

Pour actualiser les données relatives à l'écart que vous êtes en train de résoudre et vous assurer que vous affichez les informations Commandé, non exécuté les plus récentes dans Spot Toolkit, sélectionnez Actualiser les données  dans la barre d'outils.

Lorsque tous les écarts de l'onglet Non apparié sont résolus, vous recevez un message de Félicitations. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui pour demander un rapport I2.