1. Présentation de PrintWriter

PrintWriter vous permet de demander et de créer vos propres rapports, sur la base des données de vos fichiers Print Toolkit. Cette application pour Print Toolkit permet de créer et de demander des rapports rapidement et facilement :

• Voir la mise en page de votre rapport (niveaux de rapport, colonnes de données, etc.) au fur et à mesure que vous le créez;
• Trier, classer et totaliser les données;
• Effectuer des calculs arithmétiques, y compris des pourcentages et des indices;
• Créer des organigrammes;
• Utiliser des filtres de colonne pour restreindre votre rapport.

2. Se connecter à PrintWriter

Double-cliquez sur l'icône de PrintWriter et connectez-vous à PrintWriter. La boîte de dialogue Bienvenue apparaît.

Pour créer un rapport PrintWriter :

1. Sélectionnez Créer un rapport dans l'écran Bienvenue;
2. Créez le rapport à l'aide des mots-clés des champs En-tête, Ligne médiane, Lignes et Colonnes.
3. Précisez le contenu du rapport;
4. Exécutez le rapport.

Pour modifier un rapport PrintWriter existant :

1. Sélectionnez Ouvrir un rapport dans la liste complète;
2. Sélectionnez un rapport;
3. Modifiez le contenu du rapport en précisant le client, le produit, le devis et la période de la demande;
4. Modifiez les mots-clés si nécessaire;
5. Exécutez le rapport.

Vous pouvez également ouvrir des rapports existants à l'aide du bouton Ouvrir un rapport  de la barre d'outils.

3. Créer et modifier des rapports

La fenêtre Création de rapports vous aide à visualiser un rapport au fur et à mesure que vous le créez.

Fenêtre de création de rapports

La section principale de la fenêtre PrintWriter vous montre comment le rapport sera présenté. Un rapport du rédacteur utilise des mots-clés pour identifier le niveau et le type de données à inclure dans le rapport.

Il existe deux types de mots-clés :

• Les mots-clés pour les en-têtes, les lignes médianes et les lignes affichent des informations descriptives.
• Les mots-clés pour les colonnes indiquent des données numériques.

Au fur et à mesure que vous sélectionnez des mots-clés, ils apparaissent dans la mise en page du rapport, ce qui vous donne un aperçu de l'aspect du rapport.

Les boutons de la barre d'outils permettent d'accéder facilement aux fonctions les plus utilisées. Utilisez la Liste des mots-clés pour saisir et modifier des mots-clés et déterminer les informations et les données à inclure dans le rapport.

• En-tête : Les en-têtes sont les niveaux les plus généralistes d'un rapport. Les en-têtes apparaissent en haut à gauche de la page. Ils déterminent la manière dont le rapport est trié et organisé. Lorsqu'un en-tête change, il crée un saut de page. Si un rapport est demandé pour un seul client, l'en-tête sert d'étiquette.
• Ligne médiane : La ligne médiane est comme un sous-titre, mais ne commence pas une nouvelle page lorsque les données changent. Une ligne médiane organise le rapport en sections, ce qui en facilite la lecture. Une seule ligne médiane est autorisée par rapport.
• Lignes : Les lignes définissent le niveau de détail (données qualitatives) du rapport. Les données sont triées dans l'ordre dans lequel vous saisissez les mots-clés des lignes.
• Colonnes : Les colonnes présentent des données quantitatives telles que les coûts, le nombre d'achats, etc.

Le rapport ci-dessous montre le coût brut et le nombre d'insertions pour chaque publication dans une section distincte. La description de l'espace est également affichée.

Les mots-clés saisis dans l'en-tête créent des sauts de page.

La ligne médiane crée une section distincte pour chaque publication ou fournisseur.

Sélectionner des mots-clés pour l'En-tête, la Ligne médiane et les Lignes

1. Placez votre curseur dans un champ En-tête, Ligne médiane ou Lignes.
2. Si la liste des mots-clés n'apparaît pas sur votre écran, cliquez sur le bouton Liste des mots-clés .

3. Double-cliquez sur le mot-clé souhaité. Le mot-clé est ajouté au rapport.

Sélectionner des mots-clés pour les colonnes

1. Placez votre curseur dans un champ Colonnes.
2. Si la liste des mots-clés n'apparaît pas sur votre écran, cliquez sur le bouton Liste des mots-clés .

3. Double-cliquez sur le mot-clé souhaité. Le mot-clé est ajouté au rapport.

4. Spécifier le contenu du rapport

La boîte de dialogue Détails de la demande vous permet de saisir les données sur lesquelles vous allez établir le rapport (c'est-à-dire le code client, le code produit, le numéro de devis et la plage de dates.) Vous pouvez limiter davantage la demande par publication, code d'annonce, etc.

1. Cliquez sur le bouton Détails de la demande . La boîte de dialogue Détails de la demande s'affiche.

2. Saisissez le code média dans le champ Média. Saisissez « * » pour indiquer tous les médias séparément ou « C » pour indiquer tous les médias ensemble.

3. Saisissez le code client dans le champ Client ou cliquez sur les points de suspension pour afficher les options permettant d'établir les rapports de plusieurs clients.
4. Saisissez le code produit dans le champ Produit. Vous pouvez créer un rapport sur un ou tous les produits ou par groupe de produits. Pour indiquer tous les produits, entrez « TOUT ».
5. Saisissez un numéro de devis dans le champ Devis pour créer un rapport sur un devis, ou cliquez sur les points de suspension pour faire une sélection dans la liste des entrées possibles (par exemple, utiliser une plage de devis). Saisissez « TOUT » pour créer un rapport sur les devis séparément ou « NON » pour créer un rapport sur tous les devis (facultatif).
6. Saisissez un numéro ou un groupe de publication dans le champ Publication, ou laissez le champ vide pour créer un rapport sur toutes les publications.
7. Si vous créez un rapport uniquement sur une partie de la période de devis ou si plusieurs devis sont sélectionnés, spécifiez la période. Pour cela, cliquez sur le champ Période et saisissez les dates au format « MMMJJAA », ou cliquez sur le bouton Calendrier et sélectionnez une plage de dates.

5. Exécuter les rapports du rédacteur

Une fois que vous avez rempli les informations du rapport, vous pouvez l'exécuter.

1. Cliquez sur le bouton Exécuter .
2. Choisissez une option de traitement du rapport :
   • Dès que possible pour demander le rapport dès que les ressources du système le permettent (généralement 1 à 2 minutes).
   • Durant la nuit pour demander le traitement du rapport pendant la nuit (recommandé pour les rapports volumineux).
3. Saisissez vos initiales dans le champ Initiales et cliquez sur OK.

6. Consulter, imprimer et enregistrer les rapports

Vous pouvez consulter, imprimer et enregistrer les rapports PrintWriter.

Vérifier l'état du rapport

Consultez l'état de traitement de votre rapport dans la boîte de dialogue État Dès que possible.

1. Cliquez sur le bouton État Dès que possible . La boîte de dialogue État Dès que possible s'affiche. Les rapports dont l'état est PRÊT ou NOTIFIÉ peuvent être consultés ou imprimés.

Consulter et imprimer

Une fois qu'un rapport est prêt, il peut être consulté ou imprimé à partir de la File d'impressions. La File d'impressions affiche une liste de tous les rapports disponibles pour consultation ou impression.

2. Cliquez sur le bouton File d'impressions . La boîte de dialogue File d'impressions s'affiche.

3. Sélectionnez le rapport.
4. Cliquez sur le bouton Afficher pour afficher le rapport à l'écran ou sur le bouton Imprimer pour l'imprimer.

Enregistrer des rapports

1. Sélectionnez un rapport dans la File d'impressions.
2. Cliquez sur le bouton Enregistrer .

3. (Facultatif) Cliquez sur la flèche dans le champ Enregistrer dans pour modifier le chemin d'accès par défaut.
4. Saisissez un nom de fichier dans le champ Nom du fichier.
5. Cliquez sur Type de fichier pour afficher les types de fichiers disponibles. À moins que le rapport ne contienne une option de téléchargement, vous pouvez uniquement l'enregistrer au format RTF (*.rtf).
6. Cliquez sur Enregistrer.

7. Options de création de rapports

Diverses options vous permettent de personnaliser l'affichage des données dans votre rapport.

Totaux

Vous pouvez sélectionner plusieurs options pour contrôler les totaux du rapport. Pour utiliser les totaux au niveau du rapport :

1. Cliquez sur le bouton Format/Options d'impression .
2. Dans la section Options des totaux de la boîte de dialogue, cochez l'option souhaitée.

Sous-totaux

Les sous-totaux sont contrôlés à l'aide des options de mots-clés pour les en-têtes, les lignes médianes ou les lignes. Pour demander un sous-total :

1. Sur la mise en page du rapport, cliquez sur le mot-clé représentant le niveau de données à sous-totaliser (par exemple, Publication), puis cliquez sur les points de suspension situés à côté.
2. Cliquez sur . Les données de toutes les colonnes seront sous-totalisées.

Modifier les en-têtes de lignes et de colonnes

Toutes les lignes et colonnes ont un en-tête par défaut qui peut être remplacé par l'en-tête de votre choix.

1. Dans la mise en page du rapport, cliquez sur le mot-clé de la ligne ou de la colonne dont vous souhaitez modifier l'en-tête, puis cliquez sur les points de suspension situés à côté.
2. Dans la zone En-tête personnalisé, saisissez l'en-tête souhaité. L'en-tête des lignes peut comporter jusqu'à deux lignes. L'en-tête des colonnes peut comporter jusqu'à quatre lignes.
3. Cliquez sur OK.

Télécharger des rapports

Le téléchargement vous permet de combiner des données DDS avec des données provenant d'autres sources et de les analyser dans d'autres applications, telles qu'Excel.

Pour télécharger un rapport :

1. Cliquez sur le bouton Options de téléchargement dans la barre d'outils. La boîte de dialogue Options de téléchargement apparaît.

2. Cochez la case Utiliser le format de téléchargement PC. Des options de téléchargement supplémentaires apparaissent. Il est recommandé de sélectionner les options Jusqu'à 6 en-têtes. Cochez toutes les cases qui s'appliquent à votre rapport.
3. Dans la section Télécharger les totaux, vous pouvez choisir de télécharger les totaux ou d'identifier les totaux de différentes manières.
4. Cliquez sur OK.

Créer des organigrammes

La création d'organigrammes vous permet de créer des formats qui montrent comment vos données évoluent dans le temps. Vous pouvez voir n'importe quel mot-clé de colonne ventilé par jour, semaine, mois, trimestre ou année.

Le rapport suivant présente les organigrammes des montants en dollars bruts commandés sur une base mensuelle, avec une colonne de total sur la droite.

Pour créer un organigramme :

1. Sur la mise en page du rapport, sélectionnez le mot-clé que vous souhaitez utiliser Dans l'exemple ci-dessus, le mot-clé $ORDG a été utilisé dans la colonne A pour représenter le coût brut.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot-clé $ORDG.
3. Sélectionnez Organigramme pour afficher la boîte de dialogue Organigramme.
4. Dans la section Types de dates, choisissez le mode d'affichage des dates dans l'organigramme (par exemple, par semaine, par mois ou par trimestre).
5. Dans la section Plage de dates, choisissez la durée de l'organigramme.

Classement

Vous pouvez classer les données pour afficher les dépenses de publication les plus élevées ou d'autres types de données. L'exemple suivant montre les publications classées en fonction du montant brut des commandes.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la première ligne.
2. Sélectionnez Insérer une ligne.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne vide qui vient d'être créée.
4. Sélectionnez Classement.
5. Cliquez sur la flèche vers le bas de la colonne pour sélectionner la colonne que vous souhaitez classer. Par exemple, si vous souhaitez établir un classement en fonction des Montants bruts des commandes, que vous avez demandés dans la colonne « A », sélectionnez « A-$ORDG ».
6. Pour classer par Ordre croissant ou Ordre décroissant, sélectionnez une case d'option dans la section Ordre de tri.
7. Cliquez sur OK.

Résumé de la demande

Le Résumé de la demande s'affiche en bas de la mise en page du rapport. Il affiche les informations contenues dans les détails du rapport, ainsi que les filtres et options que vous avez demandés. Vous pouvez afficher, saisir et retirer des filtres et des options dans la boîte de dialogue Filtres et options sélectionnés.

1. Cliquez sur le lien Résumé de la demande en bas de la fenêtre Création de rapports.

2. La boîte de dialogue Filtres et options sélectionnés s'affiche.

3. (Facultatif) Pour retirer des options, décochez les cases correspondantes.

8. Travailler avec des formats de rapport stockés

Une fois que vous avez créé un rapport du rédacteur, vous pouvez stocker le format pour une utilisation ultérieure.

1. Cliquez sur le bouton de la fenêtre. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.

2. Dans le champ Code, saisissez un code de rapport de huit caractères maximum. Ce code ne doit pas avoir été utilisé auparavant.
3. Dans le champ Description, saisissez une description de votre rapport (27 caractères maximum).
4. (Facultatif) Dans le champ Filtre, saisissez un filtre de quatre caractères maximum. Cela vous permettra de regrouper vos rapports lors de l'établissement de la liste.
5. Cliquez sur OK.

Ouvrir des formats enregistrés à partir de la Liste personnelle

Au fur et à mesure que vous travaillez avec des rapports, ceux-ci sont ajoutés à votre Liste personnelle, où vous pouvez retrouver rapidement et facilement les rapports les plus fréquemment demandés.

1. Cliquez sur le bouton Ouvrir un rapport dans la barre d'outils.
2. Cliquez sur Liste personnelle pour limiter la liste aux rapports que vous avez déjà utilisés sur votre poste de travail.
3. Sélectionnez le rapport souhaité et cliquez sur Ouvrir.

Ouvrir des rapports enregistrés à partir de la Liste complète

Si le rapport n'apparaît pas, cliquez sur Liste complète pour le trouver.

1. Parcourez la liste des rapports à l'aide du bouton Suivant.
2. (Facultatif) Dans le champ Rechercher le texte, saisissez les premiers caractères du code du rapport que vous souhaitez ouvrir.
3. (Facultatif) Dans le champ Filtre de requête, saisissez un filtre pour afficher les rapports stockés avec ce filtre.
4. Sélectionnez le rapport souhaité et cliquez sur Ouvrir.

9. Modifier un rapport PrintWriter existant

Une fois que vous avez sélectionné un rapport du rédacteur existant dans la liste complète ou dans votre Liste personnelle, vous pouvez y apporter des modifications. Pour modifier un rapport existant :

1. Dans l'écran Création de rapports, cliquez sur Détails de la demande.
2. Modifiez les informations de la demande si nécessaire.
3. Modifiez les mots-clés du rapport si nécessaire.
4. Modifiez les options et les filtres du rapport si nécessaire.
5. Cliquez sur le bouton Exécuter le rapport .

10. Présentation de Print Toolkit Writer

Le programme Rédacteur de l'application Print Toolkit permet également aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés.

11. Accéder au rédacteur

1. Cliquez sur Fichier en haut de l'écran Print Toolkit et sélectionnez Nouveau programme.

2. Cliquez sur RÉDACTEUR parmi les options disponibles, puis cliquez sur OK.

12. Rechercher un rédacteur

Pour rechercher un rédacteur existant, tapez « LISTE » dans le champ Action et saisissez le nom complet du rédacteur ou les premiers caractères. Appuyez sur la touche Entrée pour consulter les résultats de la recherche.

Pour afficher un rédacteur existant, tapez « AFFICHER » dans le champ Action, saisissez le nom du rapport, puis appuyez sur la touche Entrée.

13. Créer et modifier des rédacteurs

Créer des rédacteurs

Pour créer un rédacteur

1. Tapez « AJOUTER » dans le champ Action.
2. Tapez des mots-clés dans les champs En-tête, Ligne médiane, Lignes et Colonnes.
3. Spécifiez le contenu du rapport et exécutez le rapport.

Changer de rédacteur

Pour changer un rédacteur existant :

1. Tapez « AFFICHER » dans le champ Action et saisissez le nom complet du Rédacteur, puis appuyez sur la touche Entrée.
2. Modifiez tout contenu de rapport ou mot-clé pertinent dans les champs appropriés.
3. Tapez « CHANGER » dans le champ Action et appuyez sur la touche Entrée.
4. Un message s'affiche en haut de l'écran pour confirmer que le rapport mis à jour a été enregistré.

14. Mots-clés

Rechercher des mots-clés

Pour rechercher des mots-clés disponibles, cliquez sur l'en-tête de la section pour laquelle vous souhaitez ajouter un mot-clé.

Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton Mot-clé. Sélectionnez ensuite un Filtre de mots-clés dans la liste et cliquez sur OK.

15. Exécuter, enregistrer et imprimer des rapports

Exécuter un rapport

1. Tapez « RAPPORT » dans le champ Action.
2. Tapez « DÈS QUE POSSIBLE », suivi de vos initiales dans le champ Imprimer.
3. Appuyez sur la touche Entrée pour lancer l'exécution.
4. Un message s'affiche en haut de l'écran pour indiquer que le rapport sera bientôt traité.

Afficher le rapport

Pour consulter le rapport, cliquez sur le menu Service en haut de l'écran et sélectionnez État Dès que possible.

Dans l'écran État Dès que possible, le rapport affiche l'État PRÊT lorsqu'il a fini de s'exécuter. Une fois le rapport prêt, cliquez dessus et sélectionnez l'une des options suivantes :

• Afficher le rapport dans le système ou par l'entremise de la Visionneuse de rapports DDS
• Imprimer le rapport pour un usage externe

• Enregistrer le rapport sur votre ordinateur sous la forme d'un fichier XLSX
• Envoyer le rapport par courriel à l'aide de l'un des fournisseurs disponibles
• Supprimer le rapport de la file d'attente de État Dès que possible

16. Mots-clés couramment utilisés

En-tête, Ligne médiane et Ligne

CATÉGORIE	MOT-CLÉ	DESCRIPTION
Lié à l'annonce
	AD	Code d'annonce et légende
	ADCCODE	Code d'annonce uniquement (pas de légende)
	MATCLOSE	Date de clôture des matériels
	SPACE	Description de l'espace
	SPCLOSE	Date de fermeture de l'espace
Client
	CLIENT	Code et nom du client
	CGR1	Code et nom du groupe de clients (1er niveau)
	DIS	Code et nom du district
	DIV	Code et nom de la division
	REG	Code et nom de la région
Produit
	PRD	Code et nom du produit
	PGR1	Code et nom du groupe de produits
Devis
	EST	Numéro et nom du devis
	ICCOM	Commentaire sur la commande d'insertion
	I/ODATE	Date de la commande d'insertion la plus récente pour chaque nouvelle insertion
	LASTI/O	Numéro de la dernière commande d'insertion
Média
	MEDCODE	Code de média
	MEDNAME	Nom du média
Publication
	PUB	Nom et numéro de la publication
	PBL	Nom et code de la publication (tri alphabétique et par publication)
	PBLCODE	Code de l'éditeur
	PBLNAME	Nom de l'éditeur
	PUBNA	Nom de la publication
	SADDR	Adresse de livraison
	TADDR	Adresse du trafic
	IMPS	Impressions estimées
Extérieur
	ILLUM	Nombre de panneaux lumineux pour l'extérieur
	Regular	Nombre de panneaux ordinaires (médias extérieurs)
	Show	Affichage (extérieur)

Colonnes

CATÉGORIE	MOT-CLÉ	DESCRIPTION
Lié à l'annonce
	AD	Code d'annonce et légende
	ADSPACE	Description de l'espace à partir de l'enregistrement d'Adfile
	MATCLDTS	Date de clôture et extension des matériels
	MATCLOSE	Date de clôture des matériels
	SPCLOSE	Date de fermeture de l'espace
Achat
	#OFBUY	Nombre d'insertions
	$ORDG	Montant brut de la commande
	$ORDN	Net commandé
	$PC	Coût prévu
	BUYSTAT	État de l'achat (Actif, Test, Supprimé, Stocké)
	BUYSTATO	État de l'achat (Actif, Test, Stocké, Commandé)
	OPEN-RTE	Tarif d'ouverture depuis l'écran des tarifs de Pubfile
Insertion
	INSDATE	Date d'insertion
	LASTI/O	Numéro de la dernière commande d'insertion
	LASTIODT	Date de la dernière commande d'insertion
Publication
	CIRC	Tirage
	PADDR1	Adresse de paiement ligne 1
	PADDR2	Adresse de paiement ligne 2
	PUB	Nom et numéro de la publication
	PUBZ	Nom, zone et numéro de la publication
	TADDR	Adresse du trafic
Justificatif
	TSCAP	Informations sur la légende du justificatif
	TSCOM	Commentaire sur le justificatif
	TSINSDAT	Date d'insertion du justificatif OK?
Extérieur
	ILLUM	Nombre de panneaux lumineux pour l'extérieur
	REGULAR	Nombre de panneaux ordinaires (médias extérieurs)
	SHOW	Affichage (extérieur)