1. À propos des réservations dans Broadcast Builder

La réservation électronique permet d'envoyer par courriel les demandes de réservation aux vendeurs sans quitter Broadcast Builder. Le vendeur reçoit un courriel contenant un lien pour consulter la réservation et y répondre.

Lorsque vous effectuez une réservation dans Broadcast Builder, vous pouvez :

• Recevoir les réponses du vendeur directement dans la feuille de calcul;
• Recevoir le numéro du contrat du vendeur et l'appliquer automatiquement comme ID d'achat;
• Revenir sur les réservations afin d'y apporter des modifications à tout moment;
• Suivre les réservations par état;
• Consulter l'historique détaillé de la réservation de chaque ligne de programmation.

Lorsqu'une réservation est en cours, les lignes de programmation s'affichent dans l'onglet Réservations actives. Les répercussions de la réservation sont partagées sur les feuilles de calcul des autres acheteurs.

2. Gérer les contacts

Vous pouvez créer une liste répertoriant les contacts pour les réservations de station, qui sera partagée entre tous les acheteurs. Utilisez votre liste de contacts à partir de l'onglet Réservations actives comme suit :

1. Dans le menu Réservation, cliquez sur Gérer les contacts.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer les contacts, cliquez sur Ajouter nouveau.
   
3. Dans le champ Station de la boîte de dialogue Ajouter un contact, saisissez les lettres d'appel de la station ou cliquez sur les points de suspension pour la sélectionner dans une liste.
4. Dans le champ Date d'entrée en vigueur, saisissez une date ou cliquez sur l'icône de calendrier pour en sélectionner une.
5. Ignorez le champ Bureau, il est réservé pour une utilisation ultérieure.
6. Dans le champ Client, saisissez un code client ou cliquez sur les points de suspension pour le sélectionner dans une liste.
7. Dans le champ Prénom, saisissez le prénom du destinataire.
8. Dans le champ Nom, saisissez le nom du destinataire.
9. Dans le champ Adresse courriel, saisissez l'adresse courriel du destinataire.
10. Cliquez sur OK. Le contact est désormais ajouté à votre liste.

Modifier et supprimer des contacts

Vous pouvez également modifier ou supprimer des contacts. Dans la boîte de dialogue Gérer les contacts, sélectionnez le nom et cliquez sur le bouton Modifier ou Supprimer.

Dans le mode Modifier, entrez les modifications dans la boîte de dialogue Modifier le contact et cliquez sur OK.

Dans le mode Supprimer, cliquez sur le bouton Oui dans la boîte de dialogue de confirmation pour confirmer que vous voulez bien supprimer le contact.

3. Réservation

Les réservations sont envoyées depuis l'onglet Planifier ou, si une réservation a été « préparée », depuis l'onglet Réservations actives. Broadcast Builder génère un numéro et un document de réservation avec les lignes de programmation, les occasions et les commentaires associés.

La réservation déplace les lignes de programmation de l'onglet Planifier à l'onglet Réservations actives, où elles sont conservées. Pour envoyer une réservation, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les lignes de programmation d'une station, puis dans le menu Réservation, cliquez sur Envoyer.
   
2. Dans la section Type de réservation, sélectionnez le type Nouveau ou Existant, selon le cas.
   • Pour les nouvelles réservations, entrez une description dans le champ Nouveau (25 caractères maximum).
   • Pour l'ajouter à une réservation en attente, sélectionnez Existant et sélectionnez l'intitulé de la réservation dans la liste déroulante.
3. Dans la section Méthode de réservation,
   • L'option Envoyer est déjà sélectionnée.
   • (Facultatif) Ajustez le délai d'expiration de la réservation.
4. Cliquez sur le bouton Suivant.
   
5. Dans le champ À, entrez l'adresse courriel du destinataire ou cliquez sur les points de suspension pour la sélectionner depuis votre liste Gérer les contacts.
6. Si la case M'envoyer une copie est cochée, vous recevrez une copie du courriel de la réservation. Décochez cette case si vous ne souhaitez pas recevoir de copie.
7. Les champs Objet et Corps sont remplis par défaut. Vous pouvez y apporter des modifications en cas de besoin.
8. (Facultatif) Insérez les pièces jointes que vous souhaitez envoyer au représentant des ventes. Remarque : Le document de réservation est automatiquement joint au courriel.
9. Cliquez sur le bouton Suivant.
   
10. (Facultatif) Dans le champ Commentaires, saisissez des commentaires destinés au représentant. Ces commentaires apparaîtront sur le document de réservation.
11. Sélectionnez une option de mise en page pour votre document de réservation.
    • Mise en page Réservation standard (Cette option condense les informations des lignes de programmation sur 26 semaines et de deux catégories démographiques sur une seule page.)
    • Mise en page de la feuille de calcul (Assurez-vous que votre feuille de calcul contient uniquement les colonnes que vous souhaitez transmettre au représentant.)
12. Affichez un résumé de la réservation dans la section Résumé ou cliquez sur le bouton Aperçu de la réservation pour voir une copie du document de réservation.
13. Cliquez sur Terminer. Le courriel est envoyé au vendeur et les lignes sont déplacées vers l'onglet Réservations actives.

S'il s'agit de votre première session de la fonction de réservation, vous serez invité(e) à saisir le mot de passe associé à votre adresse courriel.

4. Réponses du vendeur

Une fois la réservation électronique envoyée, le vendeur reçoit un courriel contenant un lien vers le document de réservation en ligne. La réservation peut être consultée plusieurs fois par différents destinataires, mais elle doit être traitée avant l'expiration du délai imparti.

Le vendeur doit faire un choix parmi les actions suivantes :

• Accepter
• Accepter les ND en attente
• Refuser

Lorsqu'il y répond, le vendeur peut ajouter le numéro de contrat, lequel est appliqué comme ID d'achat pour les lignes de programmation. Il s'agit d'une fonction utile si vous gérez les révisions de contrat avec eContracts dans Broadcast Steward.

Lors de l'envoi d'une réponse, l'état des lignes de programmation est mis à jour dans l'onglet Réservations actives. Une piste de vérification de la réservation est accessible dans l'historique de la réservation.

5. Modifier ou supprimer une réservation

Si vous souhaitez modifier ou supprimer une réservation, vous pouvez retirer à tout moment une réservation, à l'exception des réservations qui sont à l'état En direct ou Partielle. Les réservations retirées retournent dans l'onglet Planifier. C'est à cet endroit que vous pouvez ajuster la réservation selon les besoins.

1. Pour retirer une réservation, sélectionnez les lignes sur l'onglet Réservations actives.
2. Dans le menu Réservation, cliquez sur Retirer.
3. Si le représentant a déjà consulté ou accepté la réservation, vous avez la possibilité de l'informer du retrait.
   
4. Sélectionnez Oui ou Non, selon que vous voulez ou non envoyer une notification, puis cliquez sur OK.

Les lignes s'affichent dans l'onglet Planifier et peuvent être révisées si nécessaire. Quand vous le souhaitez, vous pouvez renvoyer la réservation à l'aide de l'option Envoyer la réservation.

6. Accepter en tant que réservé

Si vous réservez des lignes de programmation en dehors de Broadcast Builder et que vous souhaitez tout simplement transférer les lignes vers Broadcast Steward, le fait de cliquer sur Accepter en tant que réservé est une méthode rapide pour déplacer les lignes. Lors de l'utilisation de cette option pour l'acceptation, aucun document de réservation n'est généré.

1. Dans l'onglet Planifier, sélectionnez
2. Dans le menu Réservation, cliquez sur Accepter en tant que réservé.

Les lignes sont déplacées vers l'onglet Réservations actives à l'état Accepté. Si vous sélectionnez des lignes pour plusieurs stations et/ou campagnes, un numéro de réservation unique est appliqué à chaque combinaison de station et de campagne.

7. Historique de la réservation

L'historique de la réservation dresse la liste de toutes les actions de modifications apportées à l'état d'une réservation, de la création à la finalisation. Pour afficher l'historique de la réservation :

1. Dans l'onglet Réservations actives, sélectionnez une ligne de réservation.
2. Dans le menu Réservation, cliquez sur Historique de la réservation.
   
3. Dans la boîte de dialogue Historique de la réservation, vous pouvez utiliser la barre de défilement pour afficher l'historique des activités.
4. Cliquez sur le bouton Fermer.